Warum ist Ordnung im Marketing wichtig

Ausgezeichnete Vermarktung bringt großen Umsatz mit sich. Das bedeutet Marketing.

Marketing und Ordnung sind aber eng einander verknüpft, zumindest sollten sie es sein.

Denn kein normaler Mensch wird in der Lage sein, die verschiedenen Marketinginstrumente gleichzeitig zu nutzen, parallel dazu stets die Übersicht zu behalten und Projekte effizient basiert zu organisieren. Darum ist Ordnung im Marketing wichtig. Dabei ist es nicht von Bedeutung, ob es sich um Vereinsmarketing oder Verbandsmarketing handelt. Ganz gleich, was Sie vermarkten möchten, sollte ein ausgeglichenes, aber vor allem nachhaltiges Ordnungssystem Sie begleiten.

Ordnung in der Projektarbeit

Die meisten Marketing-Aufgaben ergeben sich aus zeitbegrenzten Projekt-Arbeiten.

Wenn es beendet ist, braucht man eine Übersicht darüber, was von Anfang bis zum Ende damit verbunden war. Dokumentieren Sie den Projektverlauf. Wenn Sie dafür Papierdokumente nutzen, dann legen Sie eine Organisations-Mappe an und beschriften diese unterteilt in folgende Bereiche:

• Aufträge und Verträge
• Budgetaufstellung,
• Organisationsgrundlagen
• Projektpläne
• Projektberichte
• Verlaufs und Ergebnis-Protokolle
• Qualitätssicherung

Mithilfe einer übersichtlichen Organisations-Mappe wird es möglich sein gezielt und organisiert zu handeln bzw. das Marketing zu betreiben, welches Sie sich vorgenommen haben.

Arbeitsplatzorganisation und Mitarbeiter

Eine hervorragende Planung von Vorgängen und die unmissverständliche Kommunikation zwischen den einzelnen Mitarbeitern begünstigt ebenfalls die Steigerung der betrieblichen Gesundheit.

Es existiert eine bewährte Methode, als 5A beziehungsweise 5S bekannt, die kreativen Freiräume schafft und systematische Vorgehensweisen generiert. Es soll das Zeit-Management unterstützen. Denn richtiges Zeit-Management baut den Stress ab und erhöht die Effektivität.

5S wird in fünf Schritten nacheinander ausgeführt:

• SORTIEREN
• SICHTBARE ORDNUNG ERSCHAFFEN
• SAUBER HALTEN
• STANDARISIEREN
• SICHERN UND STÄNDIG VERBESSERN

Hierbei handelt es sich um eine organisierte Vorgehensweise, um Vorgänge zu optimieren. Auch bei der Neuplanung von Arbeitsbereichen und Arbeitsplätzen findet dieses japanische System Anwendung, mit dem Ziel der Schaffung eines angenehmen Arbeitsumfeldes; die optimal gestalteten Arbeitsbereiche; die Verkürzung der Zugriffszeiten und Wege; die Erleichterung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter; die Einbindung ergonomischer Anforderungen für die Schaffung von Arbeitsplätzen.

Diese fünf Schritte sind dafür notwendig:

1. SORTIEREN

Sortieren Sie aus, was an Ihrem Arbeitsplatz nicht hingehört. Das sind die, die entweder selten oder nie wieder benötigt werden und nur wertvollen Raum in Anspruch nimmt, die Wege verlängert und eigentlich nur stört. Trennen Sie sich von diesen Objekten. Ob Sie diese entsorgen, verlagern oder archivieren möchten, liegt bei Ihnen.

2. SCHAFFEN SIE SICHTBARE ORDNUNG

Nun befinden sich nur noch wichtige Dinge an Ihrem Arbeitsplatz. Verschaffen Sie sich eine geordnete Übersicht. Alle benötigten Dinge werden schnell griffbereit sein, wenn Sie separate Plätze für verschiedene Gruppen schaffen und diese natürlich dementsprechend kennzeichnen oder beschriften. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter sofort sehen, wo etwas hingehört, wenn Sie etwas ablegen oder abholen möchten. Das Wichtigste dabei ist, dass ein schneller Zugriff gegeben ist. Wenn Sie gelagerte Dokumente im Büro besitzen, dann sollten diese ebenfalls sortiert und abgelegt werden.

Schaffen Sie sich ein Ablagesystem, für einkommende Briefe und Anfragen können Sie verschiedene Ablagefächer einrichten. Die erledigten Aufgaben können Sie in Ordnern sortieren, die gut erkennbare Beschriftungen tragen. Wenn Sie Dokumente oder Unterlagen nicht mehr benötigen, stellen Sie sie in Ordnern ab.

Aber, es geht nicht nur um die Ordnung auf dem Schreibtisch oder am Arbeitsplatz, dem Büroraum oder sonstigen Räumen; nein, es geht auch um den PC und die Netzwerkstruktur.

Alle Dateien, die sich auf Ihrem Computer befinden, sollten nach Inhalt sortiert werden. Einzelne Ordner machen alles übersichtlicher. Nutzen Sie Unterordner, anstatt den gesamten Desktop als Abstellfläche zu nutzen. Das Ablagesystem in Ihrem Büro sollten Sie auch für Ihren PC nutzen.

3. SAUBER HALTEN

Zum Thema Ordnung gehört auch die Sauberkeit. Jeden Tag entstehen verschiedene Abfälle, von Notizzettel, nicht mehr benötigte Unterlagen bis hin zu Nebenrechnungen.

Diese haben nichts zwischen wichtigen Dokumenten zu suchen. Das belastet nur unnötig den Arbeitsplatz. Also entsorgen Sie alles, was zu Abfall gehört, direkt nach der Verwendung. Überprüfen Sie mehrmals täglich, ob dies oder jenes noch benötigt wird.

Damit bewahren Sie sich die Übersicht und das erhöht die Motivation und verhindert das Vergessen von wichtigen Ereignissen, Fristen oder Terminen. Abgesehen davon verkürzt es ungemein die Zugriffszeiten auf wichtige Dokumente.

4. STANDARISIEREN

Sie kennen Ihren Arbeitsplatz am besten, kennen Ihr System und haben alles geordnet hinterlegt. Das bedeutet aber nicht, dass Ihre Mitarbeiter dies auch automatisch wissen. Also formulieren Sie klare Anweisungen für Ihre Kollegen, damit diese wissen, wo etwas hingehört. Dadurch entstehen klare Strukturen, die Ihre Position festigt. Jedoch ist es wichtig, dass diese entwickelte Systematik von allen Mitarbeitern eingehalten wird, damit eine einheitliche Ordnung entsteht.

Das Resultat wird alle überzeugen; vereinfachte Arbeitsabläufe und die Arbeitsgeschwindigkeit steigen. Unnötige lange Laufwege, verschwendete Zeiten zum Suchen von Dokumenten und die fehlerhafte Kommunikation entfallen.

5. SICHERN UND VERBESSERN

Wenn Sie und Ihre Kollegen erst einmal einen Standard entwickelt haben, dann sollten Sie gemeinsam daran arbeiten, diesen weiterzuentwickeln. Jeder einzelne Mitarbeiter sollte sich dafür verantwortlich fühlen, diese Strukturen einzuhalten und zu verbessern. Nutzen Sie ein Teil der Zeit aus den Teamgesprächen, um Verbesserungsvorschläge einzubringen, sodass eine sichtbare kontinuierliche Weiterentwicklung stattfindet. Als Führungskraft sollte der, -diejenige, mit gutem Beispiel als Vorbild vorangehen, damit andere sich daran orientieren können.

Ein weiterer Bereich der Ordnung im Marketing ist der effektive Umgang mit E-Mails.

Inzwischen findet ein Großteil der Kommunikation nun mal über elektronischem Wege statt. Wir müssen oftmals entscheiden, zwischen einem Posteingang und einer zu erledigenden Sache. Es spielt keine Rolle, ob es sich um einen klassischen Posteingang oder eine E-Mail handelt, gehen Sie bitte systematisch vor. Wenn Sie einen Brief oder eine E-Mail lesen, dann treffen Sie auch eine Entscheidung, was danach anschließend passieren soll:

• Erste Möglichkeit:
  Handelt es sich um ein Schreiben, welches nicht benötigt wird, dann entsorgen Sie es gleich an Ort und Stelle.
• Zweite Möglichkeit:
  Wenn dieses Schreiben mit einer Aufgabe verbunden ist, dann wägen Sie ab, ob diese Handlung sofort ausgeführt werden kann. Hierbei hilft eine kleine Regel: Kurze Aufgaben, für die sie weniger als drei Minuten benötigen würden, sollten stets sofort ausgeführt werden. Anderes kann wegen des Zeitaufwandes nicht sofort ausgeführt werden und sollte terminiert werden, das heißt, notieren Sie sich einen festen Termin zur Ausführung dieser Aufgabe.
• Dritte Möglichkeit:
  Wichtig, aber nur zur Kenntnisnahme, dann archivieren Sie diese Schreiben, damit Sie wissen, wo diese zu finden sind. Halten Sie den Posteingangsbereich frei.

Noch ein letztes Wort zum Zeit-Management. Es ist von entscheidender Bedeutung, weil die Arbeitszeit dadurch optimiert wird, die Freizeitgehalt steigert und die Einhaltung aller wichtigen Termine gewährleistet.

Arbeiten Sie mit einem Tagesplan – der liefert eine klare Struktur und hilft bei der Bewältigung aller anstehenden Aufgaben. Sie erstellen eine Liste und arbeiten Sie ab.

Ein wertvoller Rat dabei ist, dass Sie sich ausreichend Zeit lassen für unvorhergesehene Aufgaben, die ebenfalls erledigt werden müssen. Nehmen Sie beispielsweise ein 60 zu 40 Verhältnis. Planen Sie 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit ein und halten sich 40 Prozent frei.

Wenn Sie in der Position sind und die Möglichkeit dazu haben, dann delegieren Sie Aufgaben. So können größere und umfangreiche Aufgaben aufgeteilt werden in kleinere Teilaufgaben, die nacheinander oder von unterschiedlichen Personen ausgeführt werden.

Unterteilen Sie die Aufgaben in Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Das bedeutet, Sie unterscheiden unter:

• Wichtig und dringend
• Wichtig, aber nicht dringend
• Nicht wichtig, aber dringend
• Nicht wichtig und nicht dringend

Am Ende noch ein Wort zur Nachhaltigkeit. Jedes Jahr werden etliche Seiten Papier entsorgt oder uns zur Verfügung gestellt. Für unsere Umwelt ist es besser, wenn wir so gut wie möglich auf ein papierloses Büro umstellen. Es hat nur Vorteile und keine nennenswerten Nachteile, da die Daten extern in einem Rechenzentrum gesichert werden können.

Falls Sie Fragen haben rufen Sie uns gerne an. Oft kann man Details besser telfonisch besprechen .

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